Firmenkonto online eroeffnen

Firmenkonto eröffnen: Checkliste, Anleitung & nützliche Tipps

Firmenkonto online eroeffnen

Ganz gleich, ob Du als Freiberufler Deine privaten und geschäftlichen Finanzen trennen möchtest oder als Inhaber einer Kapitalgesellschaft ein Unternehmenskonto zwingend benötigst. Erfahre, wie Du das passende Online-Geschäftskonto findest, wie Du es beantragst und welche Unterlagen notwendig sind.

Zuletzt aktualisiert: 05.07.2023 | Rudolf Krux

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Checkliste: 7 Fragen, die die Suche nach dem Firmenkonto erleichtern

Willst Du ein Geschäftskonto online eröffnen, so ist der erste notwendige Schritt die Suche nach dem passenden Konto. Und die ist zuweilen gar nicht so einfach. Gerade im Netz ist die Auswahl immens, da sich zu den Online-Konten der Filialbanken noch die Angebote der Direktbanken und die der Fintechs gesellen.

Damit Du den Überblick nicht verlierst, solltest Du zunächst einmal Deine Anforderungen an Dein neues Firmenkonto in Erfahrung bringen. Unsere Checkliste hilft Dir dabei.

1. Welche Rechtsform hat Dein Unternehmen?

Es macht einen Unterschied, ob Du freiberuflich tätig oder Inhaber einer Kapitalgesellschaft bist. Das gilt nicht nur im beruflichen Alltag, sondern auch bei der Auswahl des passenden Firmenkontos. So gibt es vor allem unter den Direktbanken und Fintechs einige Anbieter, die sich mit ihren Geschäftskonten nur an Freiberufler und Selbstständige richten. Andere wiederum bieten zwar Konten für größere Gesellschaften an, schließen aber Unternehmen in Gründung aus.

Wenn Du ein Firmenkonto online eröffnen möchtest, solltest Du bei der Suche also gezielt auf die akzeptierten Unternehmensformen achten. Und auch wenn Du Dich noch in der Gründungsphase befindest, musst Du dies bei der Suche nach dem Konto berücksichtigen. Damit schränkst Du die Auswahl ganz automatisch ein.

Unser Rat: Setze auf ein Firmenkonto, das mit Deinem Unternehmen wachsen kann

Nicht wenige Firmen werden zunächst als Einzelunternehmen gegründet und mit größer werdendem Erfolg in eine Personen- oder Kapitalgesellschaft umgewandelt. Auch wenn ein Firmenkonto für Solo-Selbstständige Stand heute für Dich reichen mag, kann es sich lohnen, von Beginn an auf die Akzeptanz möglichst vieler Unternehmensformen zu achten. So vermeidest Du, bei einem späteren Rechtsformwechsel auch Dein Firmenkonto wechseln zu müssen.

2. Auf welche Kontoleistungen kann Deine Firma keinesfalls verzichten?

Es gibt Dinge, die dürfen bei einem Geschäftskonto auf keinen Fall fehlen. Welche das sind, hängt in erster Linie von Ihrem Geschäftsmodell ab. Schauen wir uns stellvertretend 2 gängige Beispiele an:

Beispiel 1:
Lastschrifteinzug

Bietet Deine Firma Dienstleistungen im Abo-Modell an, so dürfte für Dich besonders wichtig sein, dass Du die wiederkehrenden Zahlungen per SEPA-Lastschrift einziehen kannst. Ein Firmenkonto mit Lastschrifteinzug ist damit für Dich die bessere Wahl als eines ohne.

Beispiel 2:
Bareinzahlungen

Bist Du in der Gastronomie tätig, so werden Einzahlungen für Dich regelmäßig ein Thema sein, ebenso wie die Auszahlung von Münzen. In diesem Fall benötigst Du zwingend ein Geschäftskonto mit Bareinzahlung und einer guten Bargeldversorgung.

Diese Beispiele zeigen: Du musst zunächst einmal entscheiden, welche Kontoleistungen für Dein Unternehmen unverzichtbar sind. Erst dann kannst Du gezielt nach dem passenden Konto suchen.

Apropos Bareinzahlung: Es gibt Konten, die machen Deinen POS fit für bargeldlose Zahlungen

Bargeld ist immer noch das liebste Zahlungsmittel der Deutschen, vor allem wenn es um kleine Beträge geht. Doch Kartenzahlungen nehmen stetig zu – dazu trägt auch die Pandemie ihren Teil bei.

Wenn Du bislang noch keine (kontaktlosen) Kartenzahlungen an Deinem POS ermöglichst, so kannst Du dies mithilfe Deines Firmenkontos ändern. Das auf Geschäftskonten spezialisierte Fintech Qonto* etwa bietet in Kooperation mit SumUp ein Bezahlterminal zum Einmalpreis an. Eine Umstellung Deines Kassensystems ist damit nicht erforderlich.

3. Welche Leistungen wären für Dein Unternehmen zusätzlich hilfreich?

Wenn Du Dich mit dem Leistungsumfang eines Firmenkontos beschäftigst, solltest Du neben den K.-o.-Kriterien auch auf Zusatzleistungen achten. Diese können für Dich und Dein Unternehmen eine deutliche Einsparung wertvoller Ressourcen bedeuten. Schauen wir uns dazu einmal 3 Beispiele an:

Beispiel 1:
Vereinfachte Buchhaltung

Wie viel Zeit wendest Du bzw. Deine Buchhaltung pro Woche für die Buchführung auf? Wenn Du Dir jetzt denkst “zu viel”, dann kann sich ein Firmenkonto mit integrierbarer Buchhaltung für Dich lohnen.

Die Anbindung Deines Firmenkontos an Datev, Lexoffice, SevDesk oder vergleichbare Dienste ermöglicht eine automatisierte Synchronisierung Deiner Umsätze, mitunter sogar in Echtzeit. Je nach Kontoanbieter und -modell lassen sich auch Belege direkt über das Firmenkonto hochladen und der jeweiligen Transaktion zuordnen. Das sorgt für eine geordnete Dokumentation ganz ohne zusätzlichen Papierkram.

Beispiel 2:
Unterkonten

Mithilfe von Unterkonten, am besten mit eigener deutscher IBAN, kannst Du einzelnen Abteilungen in Deinem Unternehmen ein eigenes Budget zuteilen. Lassen sich im Online-Banking verschiedene Nutzer hinzufügen, können Deine Abteilungsleiter sogar eigenverantwortlich auf das Budget zugreifen. Das stärkt nicht nur das Vertrauen, sondern erspart Dir auch Aufwand.

Ein Geschäftskonto mit Unterkonto kann sich aber genauso lohnen, wenn Du Solo-Selbstständiger bist und zum Beispiel Geld für die Steuer zurücklegen willst.

Beispiel 3:
Mitarbeiterkarten

Vielleicht kennst Du solche Situationen noch aus Deiner Angestelltenzeit oder auch aus Deinem eigenen Unternehmen: Mitarbeiter A benötigt Arbeitsmaterialien, wendet sich dafür an seinen Vorgesetzten B, der wiederum auf den Geschäftsführer C zugeht, weil der die Firmenkreditkarte hat. Das Herumreichen von Kreditkarten oder auch das Ausfüllen von hochkomplexen Excel-Expense-Sheets kostet Dich und Deine Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit.

Viele Firmenkonten beinhalten als Lösung dafür ein Kontingent an Mitarbeiterkarten. So kannst Du beispielsweise Deine Abteilungsleiter mit eigenen Karten ausstatten und musst Dich nicht (mehr) selbst um jede noch so kleine Zahlung kümmern.

Unser Rat: Achte auf eine gut durchdachte Nutzerverwaltung

Sobald Du Mitarbeitern ein eigenes Unterkonto und/oder eine eigene Karte zur Verfügung stellst, solltest Du bzw. Deine Buchhaltung deren Benutzerrechte nach Bedarf einschränken können. So muss das Online-Banking Deines Firmenkontos eine Möglichkeit bieten, den Verfügungsrahmen der Mitarbeiterkarte festzulegen. Und auch der Kontozugriff sollte sich auf das jeweilige Unterkonto beschränken lassen.

4. Benötigt Dein Unternehmen in absehbarer Zeit eine Finanzierung?

Der Anbieter Deines Firmenkontos sollte für Dich ein verlässlicher Ansprechpartner in Finanzfragen sein. Dazu gehören im Normalfall auch Finanzierungen.

Wenn es denkbar ist, dass Du in Zukunft Fremdkapital benötigst, so solltest Du bei der Suche nach dem passenden Firmenkonto auch die gebotenen Finanzierungsmöglichkeiten prüfen. Das Spektrum reicht hier vom klassischen Kredit über Subventionsdarlehen bis hin zu Warenfinanzierung und Factoring.

Unser Rat: Achte auf ausreichende Unterstützung auch und vor allem in Krisenzeiten

Du gehörtest zu den Unternehmen, die aufgrund der Corona-Pandemie von Umsatzeinbußen betroffen waren? Dann weißt Du wahrscheinlich, wie wichtig schnelle Hilfe sein kann. Im Vorteil bist Du, wenn Du die benötigte Unterstützung – damals etwa die KfW-Corona-Hilfe – direkt aus Deinem Firmenkonto heraus beantragen kannst.

5. Was zeichnet Deine Unternehmensphilosophie aus?

Nachhaltigkeit ist ein fester Bestandteil Deines Geschäfts? Dann bist Du bei einer Ökobank wahrscheinlich besser aufgehoben als bei einer Bank, die noch immer in den Kohleabbau investiert. Du führst ein Digital-Unternehmen? Dann ist Dir vielleicht auch bei Deinem Firmenkonto Innovation besonders wichtig.

Wenn Du willst, dass Dein Firmenkonto zur DNA Deines Unternehmens passt, dann solltest Du einmal genauer hinsehen, mit wem Du es da eigentlich zu tun hast.

Zusatzfrage: Was ist Dir bei einem Mitarbeiter wichtig?

Achtest Du beim Recruiting eher auf die Erfahrung oder eher auf die Motivation Deiner Bewerber? Diese Frage kannst Du Dir genauso einmal bei der Suche nach Deinem Firmenkonto stellen. Ist Dir Erfahrung besonders wichtig, dann ist eine traditionelle (Filial-)Bank für Dich vielleicht die bessere Wahl. Ist Dir dagegen wichtiger, dass Dein Anbieter aus Überzeugung handelt – zum Beispiel weil dahinter durchweg selbst Gründer stehen –, kommt für Dich ein Fintech womöglich eher infrage.

6. Was, wenn es einmal Probleme gibt?

Filiale, Direktbank, Fintech: Bei welcher Art von Anbieter Du Dein Firmenkonto online eröffnest, ist auch eine Frage des Kundenservice.

Einen Ansprechpartner vor Ort wirst Du so nur bei den Filialbanken finden (sofern Filialservices im Online-Konto enthalten sind). Die Direktbanken sind in aller Regel telefonisch und per Mail gut zu erreichen. Bei den Fintechs wiederum solltest Du genau hinsehen: Steht Dir hier ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite? Oder erreichst Du den Support allenfalls per Chat?

Frage Dich, wie wichtig Dir ein guter Kundenservice ist und lasse die Erreichbarkeit in Deine Entscheidung mit einfließen.

Unser Rat: Mache Dir Erfahrungswerte zunutze

Bewertungsplattformen wie Trustpilot helfen dabei, vorab einen Eindruck vom Service eines Anbieters zu erhalten. Hier findest Du nicht nur die Bewertungen anderer Kunden – Du siehst auch, wie der Finanzdienstleister darauf reagiert. Einem Anbieter, der auf das Kundenfeedback eingeht – auf negatives und positives –, dürfte die Zufriedenheit seiner Kunden wichtig sein. Anders sieht es bei einem aus, der auf Kritik nicht oder allenfalls mit Beschwichtigungen antwortet.

7. Wie viel darf Dein Firmenkonto kosten?

Ja, wir führen diese Frage bewusst als letzte an. Denn wir sind davon überzeugt, dass Dein Firmenkonto in erster Linie zu Deinem Unternehmen passen muss und eben nicht vorrangig günstig oder gar kostenlos sein sollte.

Das heißt aber nicht, dass der Preis bei der Auswahl des Firmenkontos keine Rolle spielt. Es bedeutet vielmehr, dass es eben keinen Pauschalpreis gibt, an dem Du Dich orientieren solltest. Viel eher müssen Preis und Leistung in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. Und ob sie das tun, kannst nur Du selbst beurteilen.

Tipp: Werfe einen Blick ins Preis- und Leistungsverzeichnis

Ein Unternehmen, das hohe Umsatzzahlen schreibt, erzielt nicht zwangsläufig Gewinn. So ähnlich ist es auch mit einem Firmenkonto: Wirbt ein Anbieter mit kostenloser Kontoführung, so mag das auf den ersten Blick attraktiv sein. Doch fallen im Gegenzug hohe Entgelte für jede Buchung, jede Abhebung und jede Einzahlung an, so rechnet sich das vermeintlich kostenlose Firmenkonto nicht. Achte daher immer sowohl auf die Grund- als auch auf die Einzelgebühren, um die Kosten realistisch einschätzen zu können.

Schritt für Schritt:
So gehst Du vor, wenn Du Dein Firmenkonto online eröffnen möchtst

Hast Du Dich einmal für ein passendes Online-Konto entschieden, kannst Du es nun online beantragen. Wie Du dabei konkret vorgehen musst, unterscheidet sich natürlich von Anbieter zu Anbieter. Und auch Deine Rechtsform bzw. die Komplexität Deiner Firmenstruktur entscheidet über den Prozess.

Im Allgemeinen geht die Beantragung aber in 3 Schritten vonstatten:

Schritt 1: Online-Antrag ausfüllen

Starte die Kontoeröffnung über den Online-Antrag Deines Anbieters. Im Einzelfall, vor allem bei den auf Freiberufler und Einzelunternehmen spezialisierten Fintechs, kann die Beantragung auch via App erfolgen.

Im Antrag werden die wichtigsten Informationen zu Dir, weiteren gesetzlichen Vertretern Deines Unternehmens und natürlich zu Deiner Firma selbst erfasst.

Typische Beispiele für die abgefragten Angaben sind:

  • Name des Unternehmens

  • Unternehmensform

  • Firmensitz

  • Firmengröße

  • Gründungsdatum

  • Branche & Geschäftszweck

  • Registereintragungen, falls vorhanden

  • wichtige (erwartete) Finanzkennzahlen

  • gesetzliche Vertreter (Namen, Geburtsdaten, Wohnanschriften, Kontaktdaten)

  • Teilhaber, soweit vorhanden

Schritt 2: Unterlagen einreichen

Bei einigen Anbietern, vor allem bei den Direktbanken und Fintechs, kannst Du in direktem Anschluss an den Eröffnungsantrag die erforderlichen Nachweise und Dokumente hochladen. Bei den traditionellen Banken erfolgt dieser Schritt zumeist erst später – mitunter ist (trotz Online-Beantragung) auch der Postversand der Unterlagen erforderlich.

Welche Unterlagen Du in welcher Form einreichen musst, ist vor allem von der Art Deines Unternehmens abhängig. Während Freiberufler oft nur einen gültigen Lichtbildausweis und ggf. noch Einkommensnachweise benötigen, ist die Liste an geforderten Dokumenten bei den Personen- und Kapitalgesellschaften schon etwas länger.

Unterlagen, die häufig angefordert werden:

  • bei Freiberuflern:
    Identitätsnachweis, ggf. auch Einkommensnachweise

  • bei Einzelunternehmern:
    Identitätsnachweis und Gewerbeanmeldung

  • bei Personen- und Kapitalgesellschaften:
    Identitätsnachweis aller Gesellschafter, Gesellschaftervertrag und Gesellschafterliste, Handelsregisterauszug, Gründungsurkunde

Sonderfall: Unternehmen in Gründung

Bist Du mit Deiner Firma noch in der Gründungsphase, so verfügst Du naturgemäß noch nicht über alle erforderlichen Unterlagen. In diesem Fall sind die noch fehlenden Dokumente wie beispielsweise der Handelsregisterauszug oder Gewerbeschein später nachzureichen. Im Normalfall gilt Dein Firmenkonto bis dahin als “unter Vorbehalt” eröffnet.

Schritt 3: Legitimieren

Wenn Du ein Firmenkonto eröffnest, musst Du Deine Identität nachweisen. Online erfolgt die Legitimation über das Videoident-Verfahren. Entscheidest Du Dich für das Online-Konto einer Filialbank, kann aber auch das Postident-Verfahren notwendig werden.

Unabhängig von der Art der Legitimation gilt: Als rechtlicher Vertreter Deines Kontos musst Du das Verfahren selbst durchführen. Hat Dein Unternehmen mehrere gesetzliche Vertreter, so muss jeder von ihnen das Video- oder Postident-Verfahren durchlaufen.

Kurz erklärt: Videoident vs. Postident

Beim Videoident-Verfahren weist Du Dich gegenüber einem Drittanbieter via Videotelefonat aus. Dieses Verfahren dauert in der Regel nur wenige Minuten. Alles, was Du dafür benötigst, ist ein gültiger Personalausweis oder Reisepass und die nötige technische Ausstattung (Internet, Mikrofon, Webcam).

Beim Postident-Verfahren legitimierst Du Dich in einer Postfiliale vor Ort. Auch dieser Prozess nimmt meist nur wenige Minuten in Anspruch. Da Du aber an die Öffnungszeiten der Filiale gebunden bist und der Postident-Coupon auf dem Postweg bei Deinem Anbieter landet, kann dieses Verfahren die Kontoeröffnung durchaus deutlich verzögern.

Fertig

Sobald Du den Eröffnungsprozess vollständig durchlaufen hast, wird der Anbieter Deinen Kontoantrag sowie Deine Bonität prüfen. Sollten hier keine weiteren Fragen auftauchen, kannst Du schon nach kurzer Zeit voll über Dein neues Firmenkonto verfügen.

Fragen und Antworten

Ein Firmenkonto kannst Du vor allem bei Direktbanken und Fintechs online eröffnen. Auch Filialbanken bieten für ausgewählte Kontomodelle einen Abschluss über das Internet an. Hier kann es allerdings vorkommen, dass die Rechtsform Deines Unternehmens einem reinen Online-Abschluss entgegensteht. Vor allem Inhaber einer Kapitalgesellschaft müssen bei den traditionellen Banken oft erst persönlich vorstellig werden, um ihr Konto zu eröffnen.

Bei den meisten Anbietern kannst Du Dein Firmenkonto schon nach wenigen Tagen nutzen. Im Einzelfall kann der Eröffnungsprozess etwas länger dauern. Das ist vor allem bei komplexeren Firmenstrukturen, die für die Bank mit einem größeren Prüfungsaufwand verbunden sind, nicht selten. Und auch wenn Du das Postident- anstelle des Videoident-Verfahrens durchführst, kann dies die Kontoeröffnung verzögern.

Eine Pflicht zur Eröffnung eines Firmenkontos besteht in Deutschland nur für Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder die UG. Grund dafür ist das Stammkapital, das auf einem der Firma zugehörigen Konto deponiert werden muss und das schon im Gründungsprozess. Freiberufler, Einzelunternehmer und Personengesellschaften müssen also nicht zwingend ein Firmenkonto eröffnen. Es lohnt sich aber, um private und geschäftliche Finanzen klar voneinander zu trennen.

Ebenfalls wichtig zu wissen: Das Firmenkonto eröffnen kann immer nur der gesetzliche Vertreter des Unternehmens.

Die Schufa-Prüfung gehört bei den allermeisten Banken standardmäßig zur Prüfung eines Kontoantrags dazu. Es gibt aber auch Anbieter, deren Firmenkonten auf Guthabenbasis laufen. Diese Variante ermöglicht durchaus eine Eröffnung ohne bzw. trotz Schufa.

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