Firmenkonto online eröffnen: Checkliste, Anleitung & nützliche Tipps

Ganz gleich, ob Sie als Freiberufler Ihre privaten und geschäftlichen Finanzen trennen möchten oder als Inhaber einer Kapitalgesellschaft ein Unternehmenskonto zwingend benötigen: Wenn Sie ein Firmenkonto online eröffnen wollen, sind Sie hier genau richtig.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das passende Online-Konto für Ihr Unternehmen finden, wie Sie es beantragen und welche Unterlagen Sie für die Kontoeröffnung benötigen.

1. Welche Rechtsform hat Ihr Unternehmen?

Es macht einen Unterschied, ob Sie freiberuflich tätig oder Inhaber einer Kapitalgesellschaft sind. Das gilt nicht nur im beruflichen Alltag, sondern auch bei der Auswahl des passenden Firmenkontos. So gibt es vor allem unter den Direktbanken und Fintechs einige Anbieter, die sich mit ihren Geschäftskonten nur an Freiberufler und Selbstständige richten. Andere wiederum bieten zwar Konten für größere Gesellschaften an, schließen aber Unternehmen in Gründung aus.

Wenn Sie ein Firmenkonto online eröffnen möchten, sollten Sie bei der Suche also gezielt auf die akzeptierten Unternehmensformen achten. Und auch wenn Sie sich noch in der Gründungsphase befinden, müssen Sie dies bei der Suche nach dem Konto berücksichtigen. Damit schränken Sie die Auswahl ganz automatisch ein.

Unser Rat: Setzen Sie auf ein Firmenkonto, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann

Nicht wenige Firmen werden zunächst als Einzelunternehmen gegründet und mit größer werdendem Erfolg in eine Personen- oder Kapitalgesellschaft umgewandelt. Auch wenn ein Firmenkonto für Solo-Selbstständige Stand heute für Sie reichen mag, kann es sich lohnen, von Beginn an auf die Akzeptanz möglichst vieler Unternehmensformen zu achten. So vermeiden Sie, bei einem späteren Rechtsformwechsel auch Ihr Firmenkonto wechseln zu müssen.

2. Auf welche Kontoleistungen kann Ihre Firma keinesfalls verzichten?

Es gibt Dinge, die dürfen bei einem Geschäftskonto auf keinen Fall fehlen. Welche das sind, hängt in erster Linie von Ihrem Geschäftsmodell ab. Schauen wir uns stellvertretend 2 gängige Beispiele an:

Diese Beispiele zeigen: Sie müssen zunächst einmal entscheiden, welche Kontoleistungen für Ihr Unternehmen unverzichtbar sind. Erst dann können Sie gezielt nach dem passenden Konto suchen.

Apropos Bareinzahlung: Es gibt Konten, die machen Ihren POS fit für bargeldlose Zahlungen

Bargeld ist immer noch das liebste Zahlungsmittel der Deutschen, vor allem wenn es um kleine Beträge geht. Doch Kartenzahlungen nehmen stetig zu – dazu trägt auch die Pandemie ihren Teil bei.

Wenn Sie bislang noch keine (kontaktlosen) Kartenzahlungen an Ihrem POS ermöglichen, so können Sie dies mithilfe Ihres Firmenkontos ändern. Das auf Geschäftskonten spezialisierte Fintech Penta etwa bietet in Kooperation mit SumUp ein Bezahlterminal zum Einmalpreis an. Eine Umstellung Ihres Kassensystems ist damit nicht erforderlich.

3. Welche Leistungen wären für Ihr Unternehmen zusätzlich hilfreich?

Wenn Sie sich mit dem Leistungsumfang eines Firmenkontos beschäftigen, sollten Sie neben den K.-o.-Kriterien auch auf Zusatzleistungen achten. Diese können für Sie und Ihr Unternehmen eine deutliche Einsparung wertvoller Ressourcen bedeuten. Schauen wir uns dazu einmal 3 Beispiele an:

Unser Rat: Achten Sie auf eine gut durchdachte Nutzerverwaltung

Sobald Sie Mitarbeitern ein eigenes Unterkonto und/oder eine eigene Karte zur Verfügung stellen, sollten Sie bzw. Ihre Buchhaltung deren Benutzerrechte nach Bedarf einschränken können. So muss das Online-Banking Ihres Firmenkontos eine Möglichkeit bieten, den Verfügungsrahmen der Mitarbeiterkarte festzulegen. Und auch der Kontozugriff sollte sich auf das jeweilige Unterkonto beschränken lassen.

Ob Ihr neues Firmenkonto diese Funktionen in ausreichender Form bietet, lässt sich im Vorfeld zugegeben oft nur schwer beurteilen. Praktisch ist in dem Fall ein Demokonto, wie es beispielsweise Penta auf dieser Seite bietet.

4. Benötigt Ihr Unternehmen in absehbarer Zeit eine Finanzierung?

Der Anbieter Ihres Firmenkontos sollte für Sie ein verlässlicher Ansprechpartner in Finanzfragen sein. Dazu gehören im Normalfall auch Finanzierungen.

Wenn es denkbar ist, dass Sie in Zukunft Fremdkapital benötigen, so sollten Sie bei der Suche nach dem passenden Firmenkonto auch die gebotenen Finanzierungsmöglichkeiten prüfen. Das Spektrum reicht hier vom klassischen Kredit über Subventionsdarlehen bis hin zu Warenfinanzierung und Factoring.

Unser Rat: Achten Sie auf ausreichende Unterstützung auch und vor allem in Krisenzeiten

Sie gehören zu den Unternehmen, die aufgrund der Corona-Pandemie von Umsatzeinbußen betroffen sind? Dann wissen Sie wahrscheinlich, wie wichtig schnelle Hilfe sein kann. Im Vorteil sind Sie, wenn Sie die benötigte Unterstützung – aktuell etwa die KfW-Corona-Hilfe – direkt aus Ihrem Firmenkonto heraus beantragen können.

5. Was zeichnet Ihre Unternehmensphilosophie aus?

Nachhaltigkeit ist ein fester Bestandteil Ihres Geschäfts? Dann sind Sie bei einer Ökobank wahrscheinlich besser aufgehoben als bei einer Bank, die noch immer in den Kohleabbau investiert. Sie führen ein Digital-Unternehmen? Dann ist Ihnen vielleicht auch bei Ihrem Firmenkonto Innovation besonders wichtig.

Wenn Sie wollen, dass Ihr Firmenkonto zur DNA Ihres Unternehmens passt, dann sollten Sie einmal genauer hinsehen, mit wem Sie es da eigentlich zu tun haben.

Zusatzfrage: Was ist Ihnen bei einem Mitarbeiter wichtig?

Achten Sie beim Recruiting eher auf die Erfahrung oder eher auf die Motivation Ihrer Bewerber? Diese Frage können Sie sich genauso einmal bei der Suche nach Ihrem Firmenkonto stellen. Ist Ihnen Erfahrung besonders wichtig, dann ist eine traditionelle (Filial-)Bank für Sie vielleicht die bessere Wahl. Ist Ihnen dagegen wichtiger, dass Ihr Anbieter aus Überzeugung handelt – zum Beispiel weil dahinter durchweg selbst Gründer stehen –, kommt für Sie ein Fintech womöglich eher infrage.

6. Was, wenn es einmal Probleme gibt?

Filiale, Direktbank, Fintech: Bei welcher Art von Anbieter Sie Ihr Firmenkonto online eröffnen, ist auch eine Frage des Kundenservice.

Einen Ansprechpartner vor Ort werden Sie so nur bei den Filialbanken finden (sofern Filialservices im Online-Konto enthalten sind). Die Direktbanken sind in aller Regel telefonisch und per Mail gut zu erreichen. Bei den Fintechs wiederum sollten Sie genau hinsehen: Steht Ihnen hier ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite? Oder erreichen Sie den Support allenfalls per Chat?

Fragen Sie sich, wie wichtig Ihnen ein guter Kundenservice ist und lassen Sie die Erreichbarkeit in Ihre Entscheidung mit einfließen.

Unser Rat: Machen Sie sich Erfahrungswerte zunutze

Bewertungsplattformen wie Trustpilot helfen dabei, vorab einen Eindruck vom Service eines Anbieters zu erhalten. Hier finden Sie nicht nur die Bewertungen anderer Kunden – Sie sehen auch, wie der Finanzdienstleister darauf reagiert. Einem Anbieter, der auf das Kundenfeedback eingeht – auf negatives und positives –, dürfte die Zufriedenheit seiner Kunden wichtig sein. Anders sieht es bei einem aus, der auf Kritik nicht oder allenfalls mit Beschwichtigungen antwortet.

7. Wie viel darf Ihr Firmenkonto kosten?

Ja, wir führen diese Frage bewusst als letzte an. Denn wir sind davon überzeugt, dass Ihr Firmenkonto in erster Linie zu Ihrem Unternehmen passen muss und eben nicht vorrangig günstig oder gar kostenlos sein sollte.

Das heißt aber nicht, dass der Preis bei der Auswahl des Firmenkontos keine Rolle spielt. Es bedeutet vielmehr, dass es eben keinen Pauschalpreis gibt, an dem Sie sich orientieren sollten. Viel eher müssen Preis und Leistung in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. Und ob sie das tun, können nur Sie selbst beurteilen.

Tipp: Werfen Sie einen Blick ins Preis- und Leistungsverzeichnis

Ein Unternehmen, das hohe Umsatzzahlen schreibt, erzielt nicht zwangsläufig Gewinn. So ähnlich ist es auch mit einem Firmenkonto: Wirbt ein Anbieter mit kostenloser Kontoführung, so mag das auf den ersten Blick attraktiv sein. Doch fallen im Gegenzug hohe Entgelte für jede Buchung, jede Abhebung und jede Einzahlung an, so rechnet sich das vermeintlich kostenlose Firmenkonto nicht. Achten Sie daher immer sowohl auf die Grund- als auch auf die Einzelgebühren, um die Kosten realistisch einschätzen zu können.

Schritt 1: Online-Antrag ausfüllen

Starten Sie die Kontoeröffnung über den Online-Antrag Ihres Anbieters. Im Einzelfall, vor allem bei den auf Freiberufler und Einzelunternehmen spezialisierten Fintechs, kann die Beantragung auch via App erfolgen.

Im Antrag werden die wichtigsten Informationen zu Ihnen, weiteren gesetzlichen Vertretern Ihres Unternehmens und natürlich zu Ihrer Firma selbst erfasst.

Sonderfall: Unternehmen in Gründung

Sind Sie mit Ihrer Firma noch in der Gründungsphase, so verfügen Sie naturgemäß noch nicht über alle erforderlichen Unterlagen. In Ihrem Fall sind die noch fehlenden Dokumente wie beispielsweise der Handelsregisterauszug oder Gewerbeschein später nachzureichen. Im Normalfall gilt Ihr Firmenkonto bis dahin als “unter Vorbehalt” eröffnet.

Schritt 3: Legitimieren

Wenn Sie ein Firmenkonto eröffnen, müssen Sie Ihre Identität nachweisen. Online erfolgt die Legitimation über das Videoident-Verfahren. Entscheiden Sie sich für das Online-Konto einer Filialbank, kann aber auch das Postident-Verfahren notwendig werden.

Unabhängig von der Art der Legitimation gilt: Als rechtlicher Vertreter Ihres Kontos müssen Sie das Verfahren selbst durchführen. Hat Ihr Unternehmen mehrere gesetzliche Vertreter, so muss jeder von ihnen das Video- oder Postident-Verfahren durchlaufen.

Kurz erklärt: Videoident vs. Postident

Beim Videoident-Verfahren weisen Sie sich gegenüber einem Drittanbieter via Videotelefonat aus. Dieses Verfahren dauert in der Regel nur wenige Minuten. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein gültiger Personalausweis oder Reisepass und die nötige technische Ausstattung (Internet, Mikrofon, Webcam).

Beim Postident-Verfahren legitimieren Sie sich in einer Postfiliale vor Ort. Auch dieser Prozess nimmt meist nur wenige Minuten in Anspruch. Da Sie aber an die Öffnungszeiten der Filiale gebunden sind und der Postident-Coupon auf dem Postweg bei Ihrem Anbieter landet, kann dieses Verfahren die Kontoeröffnung durchaus deutlich verzögern.

Fertig

Sobald Sie den Eröffnungsprozess vollständig durchlaufen haben, wird der Anbieter Ihren Kontoantrag sowie Ihre Bonität prüfen. Sollten hier keine weiteren Fragen auftauchen, können Sie schon nach kurzer Zeit voll über Ihr neues Firmenkonto verfügen.

Vorgestellt: Penta – Firmenkonten für jedes Unternehmen

Dieser Beitrag ist mit der freundlichen Unterstützung von Penta entstanden. Gegründet von Unternehmern für Unternehmer bietet das Fintech in Zusammenarbeit mit der Solaris Bank Online-Firmenkonten für alle Unternehmensformen an. Ein Advanced-Plan speziell für Freelancer und neu gegründete Unternehmen, ein Premium-Plan für KMU, ein Ultimate-Plan für alle größeren Unternehmen: Bei Penta finden Sie maßgeschneiderte Lösungen für praktisch jedes Business.