Ganz gleich, ob Sie als Freiberufler Ihre privaten und geschäftlichen Finanzen trennen möchten oder als Inhaber einer Kapitalgesellschaft ein Unternehmenskonto zwingend benötigen: Wenn Sie ein Firmenkonto online eröffnen wollen, sind Sie hier genau richtig.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das passende Online-Konto für Ihr Unternehmen finden, wie Sie es beantragen und welche Unterlagen Sie für die Kontoeröffnung benötigen.

Sie wissen schon, worauf es Ihnen bei Ihrem Firmenkonto ankommt, und wollen nun Angebote vergleichen? Hier geht’s direkt zu unserem Online-Firmenkontovergleich:

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Checkliste Firmenkonto

Checkliste:
7 Fragen, die Ihnen die Suche nach dem Firmenkonto erleichtern

Wollen Sie ein Firmenkonto online eröffnen, so ist der erste notwendige Schritt die Suche nach dem passenden Konto. Und die ist zuweilen gar nicht so einfach. Gerade im Netz ist die Auswahl immens, da sich zu den Online-Konten der Filialbanken noch die Angebote der Direktbanken und die der Fintechs gesellen.

Damit Sie den Überblick nicht verlieren, sollten Sie zunächst einmal Ihre Anforderungen an Ihr neues Firmenkonto in Erfahrung bringen. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei.

1. Welche Rechtsform hat Ihr Unternehmen?

Es macht einen Unterschied, ob Sie freiberuflich tätig oder Inhaber einer Kapitalgesellschaft sind. Das gilt nicht nur im beruflichen Alltag, sondern auch bei der Auswahl des passenden Firmenkontos. So gibt es vor allem unter den Direktbanken und Fintechs einige Anbieter, die sich mit ihren Geschäftskonten nur an Freiberufler und Selbstständige richten. Andere wiederum bieten zwar Konten für größere Gesellschaften an, schließen aber Unternehmen in Gründung aus.

Wenn Sie ein Firmenkonto online eröffnen möchten, sollten Sie bei der Suche also gezielt auf die akzeptierten Unternehmensformen achten. Und auch wenn Sie sich noch in der Gründungsphase befinden, müssen Sie dies bei der Suche nach dem Konto berücksichtigen. Damit schränken Sie die Auswahl ganz automatisch ein.

Unser Rat: Setzen Sie auf ein Firmenkonto, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann

Nicht wenige Firmen werden zunächst als Einzelunternehmen gegründet und mit größer werdendem Erfolg in eine Personen- oder Kapitalgesellschaft umgewandelt. Auch wenn ein Firmenkonto für Solo-Selbstständige Stand heute für Sie reichen mag, kann es sich lohnen, von Beginn an auf die Akzeptanz möglichst vieler Unternehmensformen zu achten. So vermeiden Sie, bei einem späteren Rechtsformwechsel auch Ihr Firmenkonto wechseln zu müssen.

2. Auf welche Kontoleistungen kann Ihre Firma keinesfalls verzichten?

Es gibt Dinge, die dürfen bei einem Geschäftskonto auf keinen Fall fehlen. Welche das sind, hängt in erster Linie von Ihrem Geschäftsmodell ab. Schauen wir uns stellvertretend 2 gängige Beispiele an:

Beispiel 1:
Lastschrifteinzug

Bietet Ihre Firma Dienstleistungen im Abo-Modell an, so dürfte für Sie besonders wichtig sein, dass Sie die wiederkehrenden Zahlungen per SEPA-Lastschrift einziehen können. Ein Firmenkonto mit Lastschrifteinzug ist damit für Sie die bessere Wahl als eines ohne.

Beispiel 2:
Bareinzahlungen

Sind Sie in der Gastronomie tätig, so werden Einzahlungen für Sie regelmäßig ein Thema sein, ebenso wie die Auszahlung von Münzen. In diesem Fall benötigen Sie zwingend ein Geschäftskonto mit Bareinzahlung und einer guten Bargeldversorgung.

Diese Beispiele zeigen: Sie müssen zunächst einmal entscheiden, welche Kontoleistungen für Ihr Unternehmen unverzichtbar sind. Erst dann können Sie gezielt nach dem passenden Konto suchen.

Apropos Bareinzahlung: Es gibt Konten, die machen Ihren POS fit für bargeldlose Zahlungen

Bargeld ist immer noch das liebste Zahlungsmittel der Deutschen, vor allem wenn es um kleine Beträge geht. Doch Kartenzahlungen nehmen stetig zu – dazu trägt auch die Pandemie ihren Teil bei.

Wenn Sie bislang noch keine (kontaktlosen) Kartenzahlungen an Ihrem POS ermöglichen, so können Sie dies mithilfe Ihres Firmenkontos ändern. Das auf Geschäftskonten spezialisierte Fintech Penta etwa bietet in Kooperation mit SumUp ein Bezahlterminal zum Einmalpreis an. Eine Umstellung Ihres Kassensystems ist damit nicht erforderlich.

3. Welche Leistungen wären für Ihr Unternehmen zusätzlich hilfreich?

Wenn Sie sich mit dem Leistungsumfang eines Firmenkontos beschäftigen, sollten Sie neben den K.-o.-Kriterien auch auf Zusatzleistungen achten. Diese können für Sie und Ihr Unternehmen eine deutliche Einsparung wertvoller Ressourcen bedeuten. Schauen wir uns dazu einmal 3 Beispiele an:

Beispiel 1:
Vereinfachte Buchhaltung

Wie viel Zeit wenden Sie bzw. Ihre Buchhaltung pro Woche für die Buchführung auf? Wenn Sie sich jetzt denken “zu viel”, dann kann sich ein Firmenkonto mit integrierbarer Buchhaltung für Sie lohnen.

Die Anbindung Ihres Firmenkontos an Datev, Lexoffice, SevDesk oder vergleichbare Dienste ermöglicht eine automatisierte Synchronisierung Ihrer Umsätze, mitunter sogar in Echtzeit. Je nach Kontoanbieter und -modell lassen sich auch Belege direkt über das Firmenkonto hochladen und der jeweiligen Transaktion zuordnen. Das sorgt für eine geordnete Dokumentation ganz ohne zusätzlichen Papierkram.

Beispiel 2:
Unterkonten

Mithilfe von Unterkonten, am besten mit eigener deutscher IBAN, können Sie einzelnen Abteilungen in Ihrem Unternehmen ein eigenes Budget zuteilen. Lassen sich im Online-Banking verschiedene Nutzer hinzufügen, können Ihre Abteilungsleiter sogar eigenverantwortlich auf das Budget zugreifen. Das stärkt nicht nur das Vertrauen, sondern erspart Ihnen auch Aufwand.

Ein Unterkonto kann sich aber genauso lohnen, wenn Sie Solo-Selbstständiger sind und zum Beispiel Geld für die Steuer zurücklegen wollen.

Beispiel 3:
Mitarbeiterkarten

Vielleicht kennen Sie solche Situationen noch aus Ihrer Angestelltenzeit oder auch aus Ihrem eigenen Unternehmen: Mitarbeiter A benötigt Arbeitsmaterialien, wendet sich dafür an seinen Vorgesetzten B, der wiederum auf den Geschäftsführer C zugeht, weil der die Firmenkreditkarte hat. Das Herumreichen von Kreditkarten oder auch das Ausfüllen von hochkomplexen Excel-Expense-Sheets kostet Sie und Ihre Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit.

Viele Firmenkonten beinhalten als Lösung dafür ein Kontingent an Mitarbeiterkarten. So können Sie beispielsweise Ihre Abteilungsleiter mit eigenen Karten ausstatten und müssen sich nicht (mehr) selbst um jede noch so kleine Zahlung kümmern.

Unser Rat: Achten Sie auf eine gut durchdachte Nutzerverwaltung

Sobald Sie Mitarbeitern ein eigenes Unterkonto und/oder eine eigene Karte zur Verfügung stellen, sollten Sie bzw. Ihre Buchhaltung deren Benutzerrechte nach Bedarf einschränken können. So muss das Online-Banking Ihres Firmenkontos eine Möglichkeit bieten, den Verfügungsrahmen der Mitarbeiterkarte festzulegen. Und auch der Kontozugriff sollte sich auf das jeweilige Unterkonto beschränken lassen.

Ob Ihr neues Firmenkonto diese Funktionen in ausreichender Form bietet, lässt sich im Vorfeld zugegeben oft nur schwer beurteilen. Praktisch ist in dem Fall ein Demokonto, wie es beispielsweise Penta auf dieser Seite bietet.

4. Benötigt Ihr Unternehmen in absehbarer Zeit eine Finanzierung?

Der Anbieter Ihres Firmenkontos sollte für Sie ein verlässlicher Ansprechpartner in Finanzfragen sein. Dazu gehören im Normalfall auch Finanzierungen.

Wenn es denkbar ist, dass Sie in Zukunft Fremdkapital benötigen, so sollten Sie bei der Suche nach dem passenden Firmenkonto auch die gebotenen Finanzierungsmöglichkeiten prüfen. Das Spektrum reicht hier vom klassischen Kredit über Subventionsdarlehen bis hin zu Warenfinanzierung und Factoring.

Unser Rat: Achten Sie auf ausreichende Unterstützung auch und vor allem in Krisenzeiten

Sie gehören zu den Unternehmen, die aufgrund der Corona-Pandemie von Umsatzeinbußen betroffen sind? Dann wissen Sie wahrscheinlich, wie wichtig schnelle Hilfe sein kann. Im Vorteil sind Sie, wenn Sie die benötigte Unterstützung – aktuell etwa die KfW-Corona-Hilfe – direkt aus Ihrem Firmenkonto heraus beantragen können.

5. Was zeichnet Ihre Unternehmensphilosophie aus?

Nachhaltigkeit ist ein fester Bestandteil Ihres Geschäfts? Dann sind Sie bei einer Ökobank wahrscheinlich besser aufgehoben als bei einer Bank, die noch immer in den Kohleabbau investiert. Sie führen ein Digital-Unternehmen? Dann ist Ihnen vielleicht auch bei Ihrem Firmenkonto Innovation besonders wichtig.

Wenn Sie wollen, dass Ihr Firmenkonto zur DNA Ihres Unternehmens passt, dann sollten Sie einmal genauer hinsehen, mit wem Sie es da eigentlich zu tun haben.

Zusatzfrage: Was ist Ihnen bei einem Mitarbeiter wichtig?

Achten Sie beim Recruiting eher auf die Erfahrung oder eher auf die Motivation Ihrer Bewerber? Diese Frage können Sie sich genauso einmal bei der Suche nach Ihrem Firmenkonto stellen. Ist Ihnen Erfahrung besonders wichtig, dann ist eine traditionelle (Filial-)Bank für Sie vielleicht die bessere Wahl. Ist Ihnen dagegen wichtiger, dass Ihr Anbieter aus Überzeugung handelt – zum Beispiel weil dahinter durchweg selbst Gründer stehen –, kommt für Sie ein Fintech womöglich eher infrage.

6. Was, wenn es einmal Probleme gibt?

Filiale, Direktbank, Fintech: Bei welcher Art von Anbieter Sie Ihr Firmenkonto online eröffnen, ist auch eine Frage des Kundenservice.

Einen Ansprechpartner vor Ort werden Sie so nur bei den Filialbanken finden (sofern Filialservices im Online-Konto enthalten sind). Die Direktbanken sind in aller Regel telefonisch und per Mail gut zu erreichen. Bei den Fintechs wiederum sollten Sie genau hinsehen: Steht Ihnen hier ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite? Oder erreichen Sie den Support allenfalls per Chat?

Fragen Sie sich, wie wichtig Ihnen ein guter Kundenservice ist und lassen Sie die Erreichbarkeit in Ihre Entscheidung mit einfließen.

Unser Rat: Machen Sie sich Erfahrungswerte zunutze

Bewertungsplattformen wie Trustpilot helfen dabei, vorab einen Eindruck vom Service eines Anbieters zu erhalten. Hier finden Sie nicht nur die Bewertungen anderer Kunden – Sie sehen auch, wie der Finanzdienstleister darauf reagiert. Einem Anbieter, der auf das Kundenfeedback eingeht – auf negatives und positives –, dürfte die Zufriedenheit seiner Kunden wichtig sein. Anders sieht es bei einem aus, der auf Kritik nicht oder allenfalls mit Beschwichtigungen antwortet.

7. Wie viel darf Ihr Firmenkonto kosten?

Ja, wir führen diese Frage bewusst als letzte an. Denn wir sind davon überzeugt, dass Ihr Firmenkonto in erster Linie zu Ihrem Unternehmen passen muss und eben nicht vorrangig günstig oder gar kostenlos sein sollte.

Das heißt aber nicht, dass der Preis bei der Auswahl des Firmenkontos keine Rolle spielt. Es bedeutet vielmehr, dass es eben keinen Pauschalpreis gibt, an dem Sie sich orientieren sollten. Viel eher müssen Preis und Leistung in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. Und ob sie das tun, können nur Sie selbst beurteilen.

Tipp: Werfen Sie einen Blick ins Preis- und Leistungsverzeichnis

Ein Unternehmen, das hohe Umsatzzahlen schreibt, erzielt nicht zwangsläufig Gewinn. So ähnlich ist es auch mit einem Firmenkonto: Wirbt ein Anbieter mit kostenloser Kontoführung, so mag das auf den ersten Blick attraktiv sein. Doch fallen im Gegenzug hohe Entgelte für jede Buchung, jede Abhebung und jede Einzahlung an, so rechnet sich das vermeintlich kostenlose Firmenkonto nicht. Achten Sie daher immer sowohl auf die Grund- als auch auf die Einzelgebühren, um die Kosten realistisch einschätzen zu können.

Firmenkonto online eröffnen Schritt für Schritt

Schritt für Schritt:
So gehen Sie vor, wenn Sie Ihr Firmenkonto online eröffnen möchten

Haben Sie sich einmal für ein passendes Online-Konto entschieden, können Sie es nun online beantragen. Wie Sie dabei konkret vorgehen müssen, unterscheidet sich natürlich von Anbieter zu Anbieter. Und auch Ihre Rechtsform bzw. die Komplexität Ihrer Firmenstruktur entscheidet über den Prozess.

Im Allgemeinen geht die Beantragung aber in 3 Schritten vonstatten:

1

Online-Antrag ausfüllen

2

Unterlagen hochladen

3

Legitimieren

Fertig

Schritt 1: Online-Antrag ausfüllen

Starten Sie die Kontoeröffnung über den Online-Antrag Ihres Anbieters. Im Einzelfall, vor allem bei den auf Freiberufler und Einzelunternehmen spezialisierten Fintechs, kann die Beantragung auch via App erfolgen.

Im Antrag werden die wichtigsten Informationen zu Ihnen, weiteren gesetzlichen Vertretern Ihres Unternehmens und natürlich zu Ihrer Firma selbst erfasst.

Typische Beispiele für die abgefragten Angaben sind:

  • Name des Unternehmens

  • Unternehmensform

  • Firmensitz

  • Firmengröße

  • Gründungsdatum

  • Branche & Geschäftszweck

  • Registereintragungen, falls vorhanden

  • wichtige (erwartete) Finanzkennzahlen

  • gesetzliche Vertreter (Namen, Geburtsdaten, Wohnanschriften, Kontaktdaten)

  • Teilhaber, soweit vorhanden

Schritt 2: Unterlagen einreichen

Bei einigen Anbietern, vor allem bei den Direktbanken und Fintechs, können Sie in direktem Anschluss an den Eröffnungsantrag die erforderlichen Nachweise und Dokumente hochladen. Bei den traditionellen Banken erfolgt dieser Schritt zumeist erst später – mitunter ist (trotz Online-Beantragung) auch der Postversand der Unterlagen erforderlich.

Welche Unterlagen Sie in welcher Form einreichen müssen, ist vor allem von der Art Ihres Unternehmens abhängig. Während Freiberufler oft nur einen gültigen Lichtbildausweis und ggf. noch Einkommensnachweise benötigen, ist die Liste an geforderten Dokumenten bei den Personen- und Kapitalgesellschaften schon etwas länger.

Unterlagen, die häufig angefordert werden:

  • bei Freiberuflern:
    Identitätsnachweis, ggf. auch Einkommensnachweise

  • bei Einzelunternehmern:
    Identitätsnachweis und Gewerbeanmeldung

  • bei Personen- und Kapitalgesellschaften:
    Identitätsnachweis aller Gesellschafter, Gesellschaftervertrag und Gesellschafterliste, Handelsregisterauszug, Gründungsurkunde

Sonderfall: Unternehmen in Gründung

Sind Sie mit Ihrer Firma noch in der Gründungsphase, so verfügen Sie naturgemäß noch nicht über alle erforderlichen Unterlagen. In Ihrem Fall sind die noch fehlenden Dokumente wie beispielsweise der Handelsregisterauszug oder Gewerbeschein später nachzureichen. Im Normalfall gilt Ihr Firmenkonto bis dahin als “unter Vorbehalt” eröffnet.

Schritt 3: Legitimieren

Wenn Sie ein Firmenkonto eröffnen, müssen Sie Ihre Identität nachweisen. Online erfolgt die Legitimation über das Videoident-Verfahren. Entscheiden Sie sich für das Online-Konto einer Filialbank, kann aber auch das Postident-Verfahren notwendig werden.

Unabhängig von der Art der Legitimation gilt: Als rechtlicher Vertreter Ihres Kontos müssen Sie das Verfahren selbst durchführen. Hat Ihr Unternehmen mehrere gesetzliche Vertreter, so muss jeder von ihnen das Video- oder Postident-Verfahren durchlaufen.

Kurz erklärt: Videoident vs. Postident

Beim Videoident-Verfahren weisen Sie sich gegenüber einem Drittanbieter via Videotelefonat aus. Dieses Verfahren dauert in der Regel nur wenige Minuten. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein gültiger Personalausweis oder Reisepass und die nötige technische Ausstattung (Internet, Mikrofon, Webcam).

Beim Postident-Verfahren legitimieren Sie sich in einer Postfiliale vor Ort. Auch dieser Prozess nimmt meist nur wenige Minuten in Anspruch. Da Sie aber an die Öffnungszeiten der Filiale gebunden sind und der Postident-Coupon auf dem Postweg bei Ihrem Anbieter landet, kann dieses Verfahren die Kontoeröffnung durchaus deutlich verzögern.

Fertig

Sobald Sie den Eröffnungsprozess vollständig durchlaufen haben, wird der Anbieter Ihren Kontoantrag sowie Ihre Bonität prüfen. Sollten hier keine weiteren Fragen auftauchen, können Sie schon nach kurzer Zeit voll über Ihr neues Firmenkonto verfügen.

Häufige Fragen

Fragen & Antworten:
Was Sie sonst noch zur Eröffnung Ihres Online-Firmenkontos wissen sollten

Ein Firmenkonto können Sie vor allem bei Direktbanken und Fintechs online eröffnen. Auch Filialbanken bieten für ausgewählte Kontomodelle einen Abschluss über das Internet an. Hier kann es allerdings vorkommen, dass die Rechtsform Ihres Unternehmens einem reinen Online-Abschluss entgegensteht. Vor allem Inhaber einer Kapitalgesellschaft müssen bei den traditionellen Banken oft erst persönlich vorstellig werden, um ihr Konto zu eröffnen.

Bei den meisten Anbietern können Sie Ihr Firmenkonto schon nach wenigen Tagen nutzen. Im Einzelfall kann der Eröffnungsprozess etwas länger dauern. Das ist vor allem bei komplexeren Firmenstrukturen, die für die Bank mit einem größeren Prüfungsaufwand verbunden sind, nicht selten. Und auch wenn Sie das Postident- anstelle des Videoident-Verfahrens durchführen, kann dies die Kontoeröffnung verzögern.

Eine Pflicht zur Eröffnung eines Firmenkontos besteht in Deutschland nur für Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder die UG. Grund dafür ist das Stammkapital, das auf einem der Firma zugehörigen Konto deponiert werden muss und das schon im Gründungsprozess. Freiberufler, Einzelunternehmer und Personengesellschaften müssen also nicht zwingend ein Firmenkonto eröffnen. Es lohnt sich aber, um private und geschäftliche Finanzen klar voneinander zu trennen.

Ebenfalls wichtig zu wissen: Das Firmenkonto eröffnen kann immer nur der gesetzliche Vertreter des Unternehmens.

Die Schufa-Prüfung gehört bei den allermeisten Banken standardmäßig zur Prüfung eines Kontoantrags dazu. Es gibt aber auch Anbieter, deren Firmenkonten auf Guthabenbasis laufen. Diese Variante ermöglicht durchaus eine Eröffnung ohne bzw. trotz Schufa.

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Dieser Beitrag ist mit der freundlichen Unterstützung von Penta entstanden. Gegründet von Unternehmern für Unternehmer bietet das Fintech in Zusammenarbeit mit der Solaris Bank Online-Firmenkonten für alle Unternehmensformen an. Ein Advanced-Plan speziell für Freelancer und neu gegründete Unternehmen, ein Premium-Plan für KMU, ein Ultimate-Plan für alle größeren Unternehmen: Bei Penta finden Sie maßgeschneiderte Lösungen für praktisch jedes Business.

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Franziska Händschel Finanzredakteurin Banking & Finanzierung

Franziska Händschel ist seit 2013 als Finanzredakteurin tätig. Nach ihrem Studium der Germanistik und Anglistik/Amerikanistik im thüringischen Jena arbeitete sie zunächst als Übersetzerin und Online-Redakteurin für ein auf Edelmetallinvestments spezialisiertes Newsportal. Ab 2015 war sie als Online-Finanzredakteurin und später Leiterin der Finanzredaktion für das Vergleichsportal CHECK24 tätig. Ihre Leidenschaft gilt den klassischen Verbraucherfinanzprodukten vom Girokonto bis zur Baufinanzierung. Seit 2020 berichtet Franziska Händschel für finanzvergleich.com über ebendiese Bankprodukte sowie Trends im Finanzwesen.

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